Imaginez un lundi matin typique au bureau. Vous avez quelques projets qui doivent être terminés avant la date limite et plusieurs réunions auxquelles vous devez assister.

Vous utilisez votre logiciel de gestion des tâches pour faire le suivi de tous vos projets, et vous vérifiez vos courriels pour les mises à jour quotidiennes. Vous vérifiez également si votre téléphone contient des messages. Bien que la vérification de vos tâches de suivi puisse être votre routine, l’utilisation de différentes formes de communication au sein de votre équipe peut affecter la productivité et causer une fragmentation du lieu de travail. 

 

Un milieu de travail fragmenté est un milieu où les employés utilisent plusieurs sources pour communiquer entre eux.

Il existe aujourd’hui une multitude d’applications et de plates-formes de communication, il n’est donc pas étonnant que les différentes équipes d’une même organisation utilisent souvent différentes applications pour communiquer. Cela peut éventuellement causer une panne de communication où les employés ne sauront pas quelle information trouver et où, ce qui entraîne une baisse de productivité et d’efficacité. 

 

Selon une étude du McKinsey Global Institut, un employé moyen passe près de 20 % de son temps de travail à chercher et à recueillir des informations chaque semaine. Ils perdent encore plus de temps lorsqu’ils ont besoin de communiquer avec des personnes d’autres équipes qui peuvent utiliser un outil totalement différent pour mener leur communication interne.

 

Une autre enquête sur la communication en milieu de travail a révélé que, parmi plus de 1 400 travailleurs interrogés, 53 % des répondants ont déclaré que les  » informations manquantes  » étaient leur principale cause de stress au travail.

 

Ces résultats montrent clairement qu’une organisation fonctionne mieux avec un système de communication unifié en place.

Unifier la communication de votre entreprise

 

Lorsque nous parlons d’un système de communication unifié, nous pensons souvent à une plate-forme de messagerie simple et commune que chacun peut utiliser pour communiquer quotidiennement.

Malheureusement, il existe de nombreuses plates-formes de messagerie de ce type, et cette diversité est à l’origine de la fragmentation de l’information. Il existe des plates-formes de gestion de projets, de gestion d’incidents, de messagerie instantanée et, bien sûr, de messagerie électronique traditionnelle, et il est difficile de suivre toutes les informations qui circulent par ces différents canaux. 

 

Ce dont les entreprises ont besoin, c’est d’une plate-forme commune qui intègre tous les outils nécessaires sur le lieu de travail pour qu’un membre de l’équipe n’ait pas à passer d’une application à l’autre ou à chercher dans différents formats de communication pour recueillir des informations.

La solution ici est un outil de collaboration qui fonctionne avec toutes vos applications.

 

Certains des principaux avantages d’une plate-forme de communication unifiée sont les suivants :

Pas besoin de plates-formes multiples pour collaborer

L’objectif d’une plate-forme de communication unifiée est de centraliser et de rationaliser toutes les différentes informations afin que votre équipe ne perde pas de temps à basculer entre les applications et à consolider les informations.

 

Réduire le temps perdu dans la recherche d’informations

Plusieurs heures par jour peuvent être perdues à chercher de l’information, mais avec une plate-forme centralisée, vous pouvez éviter le temps perdu et le consacrer à des activités productives.

 

Moins de risques de malentendus

Avec une plate-forme de communication unifiée qui intègre toutes vos applications et stocke toutes vos données au même endroit, le risque d’interprétation erronée ou d’informations manquantes sera désormais fortement réduit.

Imaginez que vous utilisez un logiciel de gestion de projet pour suivre et mettre à jour vos projets, mais que vous utilisez également une application de collaboration distincte pour discuter du projet avec votre équipe, tout en utilisant également les courriels pour communiquer avec votre superviseur. Ce sont plusieurs applications différentes pour continuer à basculer d’un projet à l’autre, alors imaginez à quel point ce serait chaotique avec un tas de projets sur lesquels travailler. Avec un service de communications unifiées comme Zoho Cliq, vous pouvez intégrer toutes les différentes applications utilisées par votre équipe sur une seule plate-forme, discuter des tâches avec votre équipe, contacter vos assistants et aussi mettre à jour l’état de votre projet, le tout avec une application. Maintenant, vous pouvez être sûr que toute votre équipe reste au courant et qu’aucune information ne sera manquée.

 

Planifier plus efficacement

Avoir toutes les données nécessaires à portée de main vous permet, à vous et à votre équipe, de planifier efficacement et de prendre de meilleures décisions.

 

Accès à toutes les données

Une enquête, menée par le Eastern Management Group, montre que les entreprises qui sont passées aux communications unifiées ont été 52% plus productives. Cette solution augmente la transparence et garantit à chacun l’accès à toutes les informations dont il a besoin, de sorte qu’il soit toujours au courant.

En conclusion, dans le monde du travail moderne d’aujourd’hui, les outils de collaboration sont disponibles en abondance et il est facile de se perdre dans le chaos. C’est pourquoi une plate-forme de communication centralisée et unifiée est essentielle pour assurer une communication efficace au sein de l’équipe et pour aider à bâtir un milieu de travail qui fonctionne bien.