Zoho Books vous propose désormais de centraliser vos documents, de scanner vos reçus de façon automatique et d’automatiser les comptes de vos fournisseurs.

 

nouvelles fonctionnalités de zoho books

 

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous gérez beaucoup de transactions financières sous forme de reçus, de factures, de déclarations et autres types de documents. Vous ne pouvez pas vous permettre de passer des heures à les enregistrer manuellement. Vous avez donc besoin d’une solution rapide et efficace qui va vous permettre de réduire votre charge de travail.

Disposez dès maintenant de votre propre assistant dans Zoho Books grâce à la fonction Documents.

Envoyer vos reçus, vos factures et/ou vos bons de commande par mail ou téléchargés les dans Zoho Books afin que l’outil extrait lui-même les informations qui seront prêtes à être converties en transactions. 

Dès que vous téléchargez des documents, ils sont automatiquement stockés dans un hub sécurisé, ce qui signifie que vous avez un lieu commun pour afficher et gérer vos documents. Vous pouvez enfin arrêter de chercher vos factures et déclarations manquantes, grâce à Zoho Books, plus aucunes données ne sera perdu et la collaboration avec votre comptable en sera que plus renforcée. 

Voici la liste des nouvelles fonctionnalités de Zoho Books

Scan automatique

L’option Auto-scan de Zoho Books vous permet de numériser vos documents et de capturer les détails de façon automatique afin qu’ils puissent être convertis en dépense, facture ou en bon de commande. Si vous les avez déjà numérisés, vous pouvez les télécharger et Zoho Books fera l’extraction des données importante.

Créez des transactions directement depuis votre boîte de réception

Vous êtes fatigué de jongler entre votre boîte de réception et votre logiciel de comptabilité pour créer une facture avec un bon de commande original ? Et que faites-vous quand un reçu a disparu ?
La fonction Documents est livrée avec sa propre adresse e-mail, vous pouvez donc obtenir vos fichiers dans Zoho Books simplement en les envoyant par mail. Une fois que vous recevez vos fichiers, vous pouvez les déplacer vers l’un de vos dossiers ou en créer un. Ainsi le document est supprimé de la boîte de réception.

Rattacher des documents à des transactions existantes

Lorsque vous recueillez des documents, vous pouvez les associer aux transactions de votre flux de banque ou encore vous pouvez les associer à des transactions précédemment créées. Désormais, vous avez une preuve de vos transactions dans vos dossiers, ce qui va vous simplifier le suivi des dossiers pour vous et votre comptable.

Augmenter la collaboration avec votre comptable

Aidez votre comptable à comprendre vos transactions réglées en espèces en joignant à la transaction, des photos de vos reçus ou de vos factures. Vous pouvez également stocker vos documents fiscaux et laisser votre comptable y accéder depuis un connexion en ligne. Il est vrai qu’avoir tous les documents stockés dans un seul et même endroit rend la collaboration plus facile pour tous. 

Joindre des fichiers à partir de la boîte de réception ou des dossiers

Avez-vous déjà eu du mal à trouver une façon pertinente de stocker les factures de vos fournisseurs pour avoir des références pour le futur ? La fonction Documents de Zoho Books va vous simplifier cette tâche fastidieuse en vous permettant d’associer des documents à un contact particulier dès que vous les recevez. Vous pouvez également associer des documents à un modèle d’email, à un plan comptable ou à presque toute autre transaction connu dans Zoho Books.

Economisez des heures de recherche

Documents vous permet d’accéder rapidement aux fichiers sans passer des heures à chercher la trace de papiers encombrants. Stockez vos documents dans des dossiers distincts afin d’avoir un accès plus facile. Vous n’avez plus à chercher dans plusieurs endroits pour trouver les fichiers dont vous avez besoin. Désormais, il vous suffit de naviguer à travers vos fichiers dans une structure de dossiers organisée. Trouver vos fichiers client en un clic !

Vous voulez le voir en temps réel ? N’attendez plus et essayez-le, nous sommes sûrs que cela va vous plaire !

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter, en cliquant-ici.