Toute entreprise, qu’elle soit grande ou petite, doit effectuer des achats auprès de fournisseurs de temps à autre, car toutes les fournitures ne peuvent pas être gérées en interne. Lorsque la fréquence d’achat et le nombre de fournisseurs augmentent, il peut devenir difficile de gérer les commandes et de suivre les paiements, ce qui entraîne de mauvaises relations avec les fournisseurs. 

Pour gérer cela, Zoho Books a introduit le portail des fournisseurs, qui permet aux fournisseurs d’accéder à leurs transactions avec vous, de communiquer, d’examiner les commandes et bien plus encore. C’est sûr et très pratique pour vos fournisseurs: ils peuvent ignorer les longs e-mails de clarification et accéder directement aux informations de transaction dont ils ont besoin.

L’activation du portail peut vous aider :

Traitez rapidement les commandes et négociez les prix

Les bons de commande que vous avez créés seront immédiatement disponibles sur votre portail fournisseurs. Cela donne au fournisseur un enregistrement des articles et des quantités dont vous avez besoin et des prix que vous prévoyez de payer. Les transactions sont téléchargées en temps réel, afin que les fournisseurs puissent voir les commandes instantanément et partager leurs commentaires ou déterminer de nouveaux prix dans la section des commentaires si nécessaire.

Examiner les documents de transaction et créer des factures

Lorsque votre fournisseur a expédié votre commande, il peut prendre une photo de sa facture et la télécharger sur le portail. Vous pouvez ensuite consulter la facture et l’approuver pour créer une facture dans votre organisation Zoho Books et une facture dans leur portail.

Partagez facilement vos coordonnées

Si votre fournisseur a changé son emplacement d’exploitation ou ses coordonnées, il peut modifier ses informations dans le portail et elles seront automatiquement mises à jour dans votre compte Zoho Books. De même, si vous avez changé votre adresse, votre fournisseur peut voir votre nouvelle adresse de facturation et de livraison dans le portail et toujours avoir des détails d’expédition mis à jour. 

Échangez et collaborez sans effort

Discutez des commandes, commentez les factures et travaillez ensemble pour traiter vos achats. Chaque fois que votre fournisseur souhaite vous envoyer une mise à jour rapide, il peut cliquer sur le bouton « Envoyer un e-mail » depuis la page d’accueil du portail et vous envoyer un message immédiatement.

Qu’y a-t-il pour vos fournisseurs?

Tableau de bord perspicace et exploitable

La page d’accueil du portail des fournisseurs est similaire à votre tableau de bord dans Zoho Books. Il affiche les montants des factures impayées, les crédits disponibles, les détails du dernier paiement reçu du client et tous les documents qui ont été téléchargés.

Accès sécurisé au portail

Une fois que vous avez activé le portail, vos fournisseurs pourront s’y connecter à partir de l’e-mail d’invitation que vous avez envoyé. Vous pouvez configurer un mot de passe pour le portail, que vos fournisseurs peuvent mettre à jour si nécessaire.

Afficher, imprimer, télécharger et commenter les transactions

Vos fournisseurs pourront voir toutes les transactions que vous avez créées pour eux, ajouter des commentaires et télécharger des factures qu’ils ont créées afin que vous puissiez les vérifier et les convertir en transactions. Toutes les transactions et relevés de comptes peuvent être téléchargés ou imprimés pour leur utilisation.