Avec beaucoup de buzz autour, la plupart d’entre nous devraient être au courant de l’événement Amazon Smbhav qui s’est passé le 15 et 16 Janvier 2020 à New Delhi.

Cependant, certains ne savent pas que l’événement a été conduit avec succès par Zoho Backstage !

En plus des activités pré-événement, l’équipe de Zoho a participé activement à la gestion de l’événement avec l’enregistrement des participants.

Voici la façon dont l’équipe a géré avec succès ce processus !

L’OBJECTIF

Assurer un enregistrement sans tracas pour les participants.

Près de 2500 personnes étaient attendues le premier jour et 600 nouveaux inscrits (en dehors des enregistrements du premier jour) étaient attendus le deuxième jour.

Le véritable défi consistait à les enregistrer dans un délais de 60 minutes, alors que le nombre de participants était très élevé.

LA PLANIFICATION

3 portes d’entrée ont été mise en place, cette décision a été prise par l’équipe organisatrice d’Amazon.

La porte A : Pour les participants (toutes les classes de billets)

Il s’agit de la porte d’entrée qui permet de voir le nombre de personnes entrant dans le lieu. Une fois que les participants auront été enregistrés, ils seront dirigés vers leurs badges respectifs.

Porte B : pour les médias, les exposants et les employés d’Amazon

Ici, les employés de l’exposant et d’Amazon étaient regroupés sur un même comptoir. Tandis que les médias ont un comptoir séparé.

Porte C : Pour les conférenciers et les invités

Une fois que les participants entrent dans la porte leurs détails sont vérifiés.

QUE S’EST-IL PASSÉ PENDANT L’ÉVÉNEMENT ?

JOUR 1

Au fur et à mesure de leur enregistrement, les participants étaient dirigés vers les guichets. La capacité de répartition de la charge de l’application Backstage a fonctionné à merveille. Avec cela, nous étions capables d’imprimer des badges et d’enregistrer 2500 personnes en 60 minutes.

JOUR 2

Les participants qui avaient souscrit pour les deux jours, ont été vérifiés avec l’application d’enregistrement, ainsi ils ont pu entrer directement dans l’auditorium car les badges avaient déjà été imprimés pour eux. Les participants qui n’avaient acheté que le laissez-passer du Jour 2 ont été enregistrés et envoyés aux comptoirs où leurs badges seraient imprimés. 

Grâce à Zoho Backstage, les données recueilli ont permis de savoir que près de 400 participants se sont arrêtés au cours de la journée.

RÉSULTATS

Objectif atteint, Amazon a été très satisfaite des efforts déployés par l’équipe Zoho !

C’est ce que les organisateurs d’Amazon avaient à dire :

« Je tenais à vous remercier pour tout le soutien apporté à Amazon Smbhav. Bien que le soutien avant l’événement sur le site web et les applications soit vraiment apprécié, je n’ai pas assez de mots pour exprimer notre gratitude pour la façon dont vous et votre équipe avez pris les devants et nous avez aidés les jours de l’événement pour des activités qui seraient considérées comme ne relevant pas de votre domaine de compétence. Veuillez transmettre ce message à votre équipe sur le terrain qui était également présente lors de l’événement. Un grand merci à vous tous une fois de plus ! – Abhishek

« Dans notre stand, toute l’équipe a apprécié les efforts que vous avez déployés avec patience. Travailler avec vous et votre équipe a été incroyable, même dans les situations difficiles, vous avez géré les choses en douceur. » – Sooraj

 

« Vous avez tous été absolument fantastiques dans la façon dont vous vous êtes surpassés à chaque occasion pour vous assurer que chaque participant soit pris en charge. »  – Tauseef

NOS ENSEIGNEMENTS DE L’ÉVÉNEMENT

Lorsque nous avons essayé d’ajouter des membres du personnel à l’événement, ils n’ont pas pu se connecter et créer un compte avec l’application.

Ils ont dû se rendre sur l’application web pour créer un compte. Il serait préférable de leur donner la possibilité de s’inscrire via l’application Backstage Organizer.

1. Le personnel est externe à l’équipe organisatrice. La connexion du personnel sans compte Zoho devrait être possible

2. La fin de session avec suppression des données de tous les appareils devrait être rendue possible.

3. La possibilité de scanné un goodies ou tout autre article à emporter pourrait montrer l’état réel de l’inventaire.

4. Il a été un peu difficile d’enregistrer les participants venant en groupe. Nous cherchons des options pour faciliter la recherche dans de tels cas. L’une d’entre elles pourrait être d’ajouter des options pour les personnes à l’enregistrement en tapant simplement @xxxx.

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LA GESTION D’ÉVÉNEMENTS

L’événement n’a pas commencé comme prévu parce que Jeff Bezos n’est pas arrivé à l’heure. Avec Narayana Murthy, en soulignant ce début tardif dans son discours, a créé un énorme buzz et a suscité beaucoup d’attention négative de la part des médias.

Bien que les gens aient commencé à arriver à 8 heures du matin le premier jour, ils n’ont pas été permis d’entrée car les sacs de goodies n’étaient pas prêts.

Il y avait très peu de comptoirs alimentaires et les gens étaient obligés de se tenir dans un longue queue pour commander et acheter la nourriture avec leurs coupons. Le buffet aurait été un bien meilleur choix.