Il est vrai que nous sommes nombreux à mettre du temps à établir nos rapport de dépenses et souvent nous avons envie de reporter cette tâche fastidieuse à aussi longtemps que l’on peut. Cependant, nos supérieurs nous imposent un délai pour remettre le rapport à temps si nous souhaitons être remboursés mais c’est une joie que nous ne pouvons pas nous permettre si nous rapportons toutes nos dépenses sur le papier. 
 
Pensez-y : écrire toutes vos dépenses à la main, rassembler tous vos reçus, les déposer soigneusement et les rapporter à votre directeur – C’est un frein !
Stop aux rapports de dépenses sur papier
 
La plupart des entreprises font leurs rapports, soit à la main, soit sur des feuilles de calcul. Afin de faire la même chose mais de façon beaucoup plus simple, Zoho a pensé qu’il serait bien de vous apporter de l’aide avec un outil de rapport de dépenses : Zoho Expense. Il est vrai que toute ces démarches vu ci-dessus peuvent être contre productive et peuvent vous faire perdre beaucoup de temps que vous pourriez consacrer à du travail plus important.
Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles vous devriez envisager de passer à un logiciel de rapports de dépenses en ligne. Voici les cinq principales raisons pour lesquelles il est temps de dire au-revoir au stylo et au papier.

 

  • La disparition de reçus
Désormais, vous pouvez les visualiser. Il est vrai que quand vous avez beaucoup de petits morceaux de papiers, il est vraiment difficile de les stocker d’une manière organisés sur votre bureau, ou même dans une boîte. Ces papier ne sont pas seulement facile à perdre, leur contenu disparaît au fil du temps. Plus vous retardez le rapport de vos dépenses, moins votre directeur sera en mesure de voir ce qu’il y a inscrit sur les tickets de vos dépenses.
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  • Dépenser 50€ et être remboursé que 30€
Cela peut sembler peu probable, mais c’est ce qui arrive quand nous faisons une saisie manuelle des charges. Lorsque vous avez beaucoup de dépenses journalières à enregistrer, il est facile de déclarer des valeurs incorrectes ou d’avoir des tickets griffonner dont les numéros sont illisibles pour votre directeur lorsqu’il analyse vos rapports. 
Si vous ne faites pas attention, ces erreurs peuvent s’accumuler, et au fil du temps, vous pourriez perdre de l’argent qu’on aurait dû vous rembourser.
  • Le temps est (pas) de votre côté
Pour la plupart des gens, le temps est très précieux. Les équipes de vente, par exemple, pense toujours aux différentes alternatives qu’ils ont pour trouver de nouvelles pistes, ou encore pour convertir davantage de prospects en clients. Maintenant, imaginez-vous les commerciaux en train de prendre leur temps à écrire leurs dépenses quotidiennes sur des papier pour ensuite les signaler à leur supérieur. Ceci est une tâche fastidieuse et de longue haleine qui demande beaucoup de temps, qui aurait pu être consacré à la capture ou à la conversion de prospects. 
 
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  • Les remboursements prennent trop de temps
Chaque rapport doit passer par plusieurs niveaux d’approbation avant qu’il puisse être remboursé. Cela peut prendre encore plus longtemps quand le directeur doit approuver plusieurs rapports en même temps. Par exemple, les équipes financières ont souvent à gérer 5 rapports par employés. Si ce processus était automatisé, il faudrait seulement deux jours. Cependant quand il y des tas de papiers à vérifier sur leur bureau, le processus peut devenir plus lent et plus lourd.
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  • Une charge de travail multipliée par deux pour l’équipe financière
Aussi difficile que cela puisse être pour une personne d’avoir à faire des rapports de dépenses à la main, imaginez le sort de votre équipe financière. Ils doivent non seulement gérer tous vos documents mais ils doivent aussi faire face aux écritures comptables. De l’enregistrement de débit et de crédit à la conciliation des relevés bancaires, ils doivent ressaisir toutes les données à partir de documents papier dans leur logiciel de comptabilité. En outre, les membres de votre équipe financière utilise leur énergie et leurs ressources à des tâches fastidieuses.
 
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Dîtes STOP à l’âge de pierre et gagner du temps ainsi que de l’argent en passant sur un logiciel de rapports de dépenses complètement automatisé en ligne comme Zoho Expense.